העסק גדל והגיע הזמן להעסיק עובד ראשון. זהו צעד משמעותי, אבל מהרגע שמתחילים להעסיק אדם נוסף נכנסות לתמונה גם חובות חדשות: פתיחת תיק ניכויים, קליטת העובד, ניהול נתוני השכר, הפקת תלוש, דיווחים לרשויות והפקדות פנסיוניות.
היערכות מסודרת לפני יום העבודה הראשון יכולה לצמצם טעויות, למנוע השלמות בדיעבד ולאפשר לעסק להתחיל את ההעסקה בצורה נכונה.
לפני פתיחת תיק מעסיק חשוב לבדוק מהו אופי ההתקשרות המתוכנן.
מעמדו של אדם אינו נקבע רק לפי הכותרת שנכתבה בהסכם או לפי העובדה שהוא מנפיק חשבונית. הסיווג תלוי באופן העבודה בפועל, במידת ההשתלבות בעסק, בעצמאות נותן השירות, בפיקוח, בסיכון העסקי ובנסיבות נוספות.
אם עדיין לא ברור האם מדובר בעובד או בפרילנסר, מומלץ לקרוא את המדריך עובד או פרילנסר? כך בוחנים את אופי ההתקשרות.
לאחר שהוחלט שמדובר בהעסקת עובד, ניתן להתחיל בהכנת תהליך הקליטה והשכר.
לפני שמסכמים עם העובד על שכר, כדאי להגדיר בצורה ברורה:
חשוב לזכור שעלות ההעסקה אינה מסתכמת בשכר הברוטו. יש להביא בחשבון גם את תשלומי המעסיק לביטוח לאומי, הפקדות פנסיוניות, חופשה, מחלה, דמי הבראה, נסיעות ורכיבים נוספים בהתאם לתנאי העבודה ולהוראות החלות על העסק.
לפני קביעת השכר מומלץ להכין חישוב של העלות הכוללת ולוודא שהיא מתאימה לתזרים המזומנים של העסק.
מעסיק חדש המתחיל להעסיק עובדים נדרש לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה.
לפי הנחיות הביטוח הלאומי, לאחר פתיחת תיק הניכויים מועברים פרטי התיק ממס הכנסה לביטוח הלאומי, ותיק המעסיק בביטוח הלאומי אמור להיפתח בהתאם למידע שהתקבל.
עם זאת, מומלץ לוודא שהתיק אכן נפתח, שהפרטים שנרשמו נכונים ושכל שאלון או מסמך שנשלח למעסיק הושלם והוחזר.
מידע נוסף מופיע בעמוד פתיחת תיק ניכויים למעסיק של תושב ישראל של המוסד לביטוח לאומי.
אין להמתין למועד הפקת התלוש הראשון כדי להתחיל את הרישום. רצוי להסדיר את פתיחת התיקים לפני תחילת ההעסקה, כדי שניתן יהיה לבצע את הדיווחים והתשלומים במועד.
בעת קליטת עובד חדש יש לקבל ממנו את הפרטים והמסמכים הנדרשים לצורך חישוב השכר והדיווח.
אחד המסמכים המרכזיים הוא טופס 101 – כרטיס עובד. העובד ממלא את הטופס בתחילת עבודתו ובהמשך בתחילת כל שנת מס, ומצרף את האישורים הנדרשים בהתאם לנתוניו.
בין הנתונים שכדאי לרכז:
יש לשמור את המסמכים בצורה מסודרת ומאובטחת ולהימנע מאיסוף מידע אישי שאינו נדרש לצורך ההעסקה, השכר או הדיווח.
מעסיק נדרש למסור לעובד הודעה בכתב המפרטת את תנאי עבודתו. ככלל, לעובד בגיר יש למסור את ההודעה לא יאוחר מ־30 ימים מתחילת העבודה.
ההודעה צריכה לכלול, בין היתר, את זהות המעסיק והעובד, תאריך תחילת העבודה, התפקיד, בסיס השכר, שעות העבודה, יום המנוחה השבועי והתנאים הסוציאליים הרלוונטיים.
אפשר לערוך הסכם עבודה מפורט, ובמקרים המתאימים הוא יכול למלא גם את חובת ההודעה, אם הוא כולל את הפרטים הנדרשים. כאשר קיימות שאלות הנוגעות לניסוח ההסכם או לדיני העבודה, מומלץ להתייעץ עם עורך דין העוסק בתחום.
מידע נוסף ניתן למצוא בעמוד הודעה לעובד על תנאי העבודה של משרד העבודה.
כבר בשלב הקליטה יש לברר אם לעובד קיים הסדר פנסיוני פעיל ולקבל ממנו את פרטי הקופה והמסמכים הנדרשים.
מועד תחילת ההפקדות עשוי להשתנות בהתאם לשאלה אם לעובד היה ביטוח פנסיוני קודם, להסכם החל עליו ולהוראות הרלוונטיות. לכן אין להניח שכל העובדים מתחילים לקבל הפקדות באותו מועד.
בדיקה מאוחרת עלולה ליצור צורך בהפקדות רטרואקטיביות ובהתחשבנות נוספת עם העובד והקופה. מומלץ להעביר את פרטי העובד לבדיקת חשבות השכר כבר לפני הפקת התלוש הראשון.
מידע כללי על חובת הביטוח הפנסיוני מופיע בעמוד ביטוח פנסיוני לעובדים.
תלוש השכר מבוסס על הנתונים שמועברים לצורך הכנתו. לכן חשוב לקבוע מראש כיצד העסק יתעד ויעביר:
כדאי לקבוע מועד קבוע בכל חודש לסגירת נתוני השכר. כך ניתן לבדוק את הנתונים לפני הפקת התלוש ולהימנע משינויים ותיקונים ברגע האחרון.
האחריות למסירת מידע מלא ומדויק אינה מסתיימת בהעברת שם העובד וסכום השכר. גם שינוי קטן בשעות, בהיעדרות או בתנאי ההעסקה עשוי להשפיע על החישוב.
לאחר קליטת העובד וקבלת נתוני החודש יש לחשב את השכר, הניכויים, ההפרשות והתשלומים החלים על המעסיק.
התהליך כולל בדרך כלל:
יש לוודא שכל רכיב בתלוש מבוסס על נתון מתועד ושהדיווחים מתבצעים במועדים החלים על המעסיק.
עסק המעוניין להעביר את הטיפול לגורם מקצועי יכול להיעזר בשירותי חשבות שכר לעסקים ולעצמאים לצורך הפקת תלושים, דיווחים לרשויות וטיפול בנתוני השכר.
מומלץ לרכז עבור כל עובד תיק מסודר הכולל את המסמכים והנתונים הנוגעים להעסקתו.
בין היתר, כדאי לשמור:
ניהול מסודר מקל על הכנת השכר, על מתן תשובות לעובד ועל בירור נתונים במקרה שמתעוררת מחלוקת או מתגלה טעות.
כאשר פתיחת תיק הניכויים וההיערכות לדיווח נדחות עד לאחר תשלום השכר הראשון, העסק עלול להידרש להשלים פעולות בלחץ ובדיעבד.
סיכום שאינו מבהיר את בסיס השכר ואת יתר תנאי ההעסקה עלול ליצור אי־הבנות ולהקשות על חישוב עלות המעסיק. מומלץ להגדיר את תנאי השכר בכתב ובצורה ברורה.
יש לברר כבר בקליטת העובד אם קיים הסדר פנסיוני פעיל. המתנה של מספר חודשים עלולה ליצור צורך בבדיקות ובהשלמות רטרואקטיביות.
ללא נתוני נוכחות מסודרים קשה לחשב נכון שעות נוספות, חופשה, מחלה ורכיבים משתנים.
חשב השכר אינו יכול לדעת על שינוי בשעות, בבונוס, בחופשה או בתנאי ההעסקה אם המידע לא נמסר לו. כדאי לקבוע תהליך קבוע להעברת נתונים ולא להסתמך על עדכונים בעל פה.
כן. הסיווג כעוסק פטור מתייחס בעיקר להתנהלות מול מע"מ ואינו מונע העסקת עובדים. עוסק פטור שמעסיק עובד נדרש לפתוח את התיקים המתאימים ולעמוד בחובות החלות עליו כמעסיק.
כן. גם כאשר מועסק עובד אחד בלבד, יש להפיק עבורו תלוש שכר ולבצע את הדיווחים והתשלומים הנדרשים.
קיימת חובה למסור הודעה בכתב על תנאי העבודה. ניתן לערוך גם הסכם עבודה מפורט, ובמקרים המתאימים הוא יכול לכלול את הפרטים הנדרשים. שאלות משפטיות הנוגעות להסכם יש לבחון עם עורך דין לדיני עבודה.
המועד תלוי, בין היתר, בשאלה אם לעובד היה הסדר פנסיוני קודם ובהוראות החלות על ההעסקה. לכן יש לבדוק את הנתונים כבר בתחילת העבודה ולא להמתין למועד ההפקדה.
הסיווג נקבע לפי אופן העבודה בפועל ומכלול נסיבות ההתקשרות, ולא רק לפי הכותרת בחוזה או הוצאת חשבונית. במקרה של ספק מומלץ לבצע בדיקה מקצועית לפני תחילת ההתקשרות.
העסקת עובד ראשון היא מעבר חשוב בהתפתחות העסק. לצד גיוס האדם המתאים, צריך להסדיר את תיק הניכויים, מסמכי הקליטה, תנאי העבודה, הפנסיה, נתוני הנוכחות ותהליך השכר החודשי.
מסמון יכולה לסייע בהיערכות להעסקת העובד, בקליטת נתוני השכר, בהפקת תלושים ובהתנהלות מול מס הכנסה, הביטוח הלאומי והגופים הפנסיוניים. בשאלות משפטיות הנוגעות להסכמי עבודה ולזכויות עובדים מומלץ לפנות לעורך דין לדיני עבודה.
