ניהול חשבונות דיגיטלי מאפשר לרכז מסמכים, הכנסות, הוצאות ונתונים פיננסיים בצורה מסודרת ונגישה יותר. במקום לאסוף חשבוניות וקבלות רק לקראת סוף החודש או השנה, ניתן לשמור ולהעביר אותן במהלך הפעילות השוטפת של העסק.
מערכת מתאימה עשויה להקל על הפקת מסמכים, מעקב אחר נתוני העסק ושיתוף המידע עם מי שמטפל בהנהלת החשבונות. עם זאת, היכולות משתנות בין מערכת למערכת ותלויות בהגדרות, בהרשאות ובאיכות הנתונים שהוזנו.
ניהול דיגיטלי אינו מחליף בדיקה מקצועית ואינו מבטיח שכל מסמך ייקלט או יסווג בצורה נכונה. מטרתו היא ליצור תהליך עבודה מסודר יותר בין בעל העסק לבין שירותי הנהלת החשבונות לעסקים ולעצמאים.
ניהול חשבונות דיגיטלי הוא שימוש במערכת ממוחשבת לצורך הפקת מסמכים, ריכוז הכנסות והוצאות, שמירת מידע והעברתו להנהלת החשבונות.
בהתאם למערכת שנבחרה, ניתן לבצע חלק מהפעולות מהמחשב או מהטלפון, לצפות במסמכים שהופקו ולרכז את הנתונים במקום אחד. מערכות מסוימות מציעות גם חיבור למקורות מידע נוספים, דוחות ניהוליים וכלים לבקרה שוטפת.
המערכת עצמה אינה מחליטה אם הוצאה מסוימת מותרת בניכוי, אם ניתן לקזז בגינה מס תשומות או כיצד צריך לדווח עליה. החלטות אלו תלויות בסוג ההוצאה, באופי העסק ובהוראות החלות עליו.
מערכות דיגיטליות יכולות לאפשר הפקת חשבוניות, קבלות ומסמכים עסקיים מהמחשב או מהטלפון, בהתאם לסוג העסק ולמסמכים שהוא נדרש להפיק.
הפקת המסמכים באופן דיגיטלי עשויה להקל על שליחתם ללקוחות, על איתורם בהמשך ועל שמירת רצף מסודר של הפעילות העסקית. עם זאת, חשוב להגדיר את המערכת בצורה נכונה ולהקפיד על הפקת המסמך המתאים ובמועד הנדרש.
בעת בחירת מערכת מסחרית לניהול חשבונות ממוחשב ניתן לבדוק את פרטי התוכנה ואת תוקף תעודת הרישום שלה במרשם התוכנות של רשות המסים.
מערכות ואפליקציות מסוימות מאפשרות לצלם או לסרוק חשבוניות וקבלות ולרכז אותן במקום אחד. פעולה שוטפת לאורך החודש עשויה להפחית את הסיכון שמסמכים יאבדו ולהקל על העברתם להנהלת החשבונות.
בחלק מהמערכות קיימים כלים לזיהוי נתונים מתוך המסמך או להצעת סיווג להוצאה. אין להניח שהזיהוי או הסיווג נכונים בכל מקרה. מומלץ לבדוק שהמסמך קריא, שהסכומים והתאריכים נקלטו כראוי ושההוצאה הועברה לטיפול המתאים.
גם לאחר סריקת מסמך יש לפעול בהתאם להוראות החלות על שמירת מסמכים. אין להשמיד מסמך מקורי רק מפני שצולם או נסרק, בלי לבדוק קודם אם קיימת חובה לשמור אותו ובאיזו צורה.
חלק מהמערכות מאפשרות לייבא תנועות בנק או להתחבר לחשבון הבנק בהתאם להרשאות שניתנו. אפשרות זו עשויה להקל על השוואת התנועות בחשבון למסמכים ולרישומים הקיימים במערכת.
לא כל מערכת תומכת בחיבור לכל בנק, ולא כל התאמה מתבצעת באופן אוטומטי או מדויק. עדיין נדרשת בקרה כדי לזהות תנועות חסרות, תשלומים שלא שויכו, הפקדות, עמלות והבדלים בין הנתונים.
לפני מתן הרשאה למערכת יש לבדוק אילו נתונים היא מקבלת, מהי רמת הגישה שניתנת לה וכיצד ניתן לבטל את ההרשאה בעת הצורך.
מערכות דיגיטליות עשויות להציג נתונים על הכנסות, הוצאות, יתרות ותשלומים. המידע יכול לסייע לבעל העסק לעקוב אחר הפעילות ולזהות מסמכים חסרים או שינויים הדורשים בדיקה.
חשוב לזכור שדוח המופק מהמערכת מבוסס על המידע שנקלט בה. כאשר מסמכים טרם הוזנו, תנועות לא הותאמו או הוצאות עדיין לא סווגו, התמונה המוצגת עלולה להיות חלקית.
לכן יש להתייחס לדוחות השוטפים ככלי בקרה וניהול ולא בהכרח כנתון חשבונאי סופי. לפני קבלת החלטה משמעותית מומלץ לוודא שהמידע מעודכן ונבדק.
מערכות מסוימות מאפשרות ליועץ המס או למנהל החשבונות לקבל גישה לנתונים, לצפות במסמכים או לייבא אותם למערכת שבה מתנהל התיק.
שיתוף מסודר עשוי להפחית העברה חוזרת של מסמכים ולסייע בזיהוי מידע חסר במהלך השנה. יכולת השיתוף תלויה במערכת שבה משתמש העסק ובאופן העבודה של המשרד המטפל בו.
לפני שבוחרים מערכת, כדאי לברר אילו קבצים ניתן להפיק ממנה, האם ניתן לייצא את הנתונים וכיצד הם מועברים למערכת הנהלת החשבונות.
ניהול חשבונות דיגיטלי עשוי לסייע בכמה תחומים:
היתרונות בפועל תלויים במערכת שנבחרה, בהתאמתה לעסק ובהקפדה על תהליך עבודה שוטף. מערכת מתקדמת אינה מועילה אם הנתונים אינם מוזנים בזמן או אם המסמכים אינם נבדקים.
לא כל מערכת מתאימה לכל עסק. לפני הבחירה כדאי לבדוק:
יש לבדוק שהמערכת מתאימה למעמד העסק, להיקף הפעילות, לסוגי העסקאות ולמסמכים שהעסק נדרש להפיק.
חשוב לוודא שהמערכת מאפשרת להפיק את המסמכים הדרושים ולשמור את הנתונים בהתאם להוראות החלות על העסק.
כדאי לבדוק אם ניתן להוריד את המסמכים והנתונים בפורמט שימושי ולהעבירם ליועץ המס או למנהל החשבונות. חשוב גם לברר מה קורה לנתונים אם מחליפים מערכת.
אם העסק זקוק לחיבור לבנק, לסליקה, לחנות מקוונת או למערכת נוספת, יש לבדוק שהחיבור אכן נתמך ומה הוא כולל.
יש לבחון מי יכול לצפות במידע, כיצד נקבעות ההרשאות, האם קיים אימות נוסף בכניסה וכיצד המערכת מגבה ושומרת את הנתונים.
מומלץ לבדוק את עלות השימוש, הגבלות על מספר המסמכים או המשתמשים, זמינות התמיכה והעלות האפשרית של שירותים נוספים.
לפני רכישת מערכת כדאי להתייעץ עם המשרד המטפל בהנהלת החשבונות ולוודא שניתן להעביר ממנו ואליו את המידע בצורה יעילה.
מערכת דיגיטלית יכולה לסייע בצמצום טעויות טכניות ובעבודה מסודרת יותר, אך היא אינה מונעת טעויות באופן מוחלט.
מסמך עלול להיקלט באופן חלקי, הוצאה יכולה להיות משויכת לקטגוריה שאינה מתאימה ותנועה בנקאית עשויה להישאר ללא התאמה. בנוסף, המערכת אינה מכירה תמיד את מלוא נסיבות העסקה או את השימוש שנעשה בהוצאה.
לכן חשוב לשלב בין הכלים הדיגיטליים לבין בדיקה אנושית, השלמת מידע ובקרה מקצועית.
כדי להפיק תועלת מהמערכת, מומלץ לבנות תהליך עבודה קבוע:
ניהול שוטף לאורך השנה מקל גם על ריכוז המסמכים והנתונים הדרושים להכנת דוחות שנתיים לעצמאים.
לא בהכרח. אופן ניהול החשבונות והמסמכים תלוי בסוג העסק ובהוראות החלות עליו. עם זאת, עסקים רבים בוחרים להשתמש בכלים דיגיטליים כדי לרכז את המידע ולהקל על העבודה השוטפת.
לא באופן אוטומטי. חובת השמירה עשויה להשתנות לפי סוג המסמך והאופן שבו התקבל ונשמר. לפני השמדת מסמכי מקור חשוב לקבל הנחיה המתאימה לעסק ולמסמך.
לא. היכולת תלויה במערכת, בבנק, בהרשאות ובאופן שבו הנתונים נקלטים. גם כאשר קיימת התאמה אוטומטית, עדיין עשויה להידרש בדיקה אנושית.
לא תמיד. הנתונים תלויים במסמכים, בתנועות ובסיווגים שכבר הוזנו למערכת. מידע שטרם נקלט או נבדק עלול לגרום לכך שהתמונה תהיה חלקית.
לא. המערכת מספקת כלים לניהול, לתיעוד ולהעברת מידע. הטיפול המקצועי כולל גם בדיקת הנתונים, סיווג נכון, דיווחים והתאמה להוראות החלות על העסק.
המעבר לניהול חשבונות דיגיטלי צריך להתאים לצורכי העסק ולדרך שבה מתבצעת הנהלת החשבונות בפועל. בחירה נכונה של מערכת, הגדרה מסודרת ושגרת עבודה קבועה יכולות להקל על ריכוז המידע ועל העברתו לאורך השנה.
במסמון אנו מסייעים לעצמאים ולעסקים לבנות תהליך עבודה מסודר, להעביר את המסמכים בצורה יעילה ולהתנהל באופן שוטף מול רשויות המס. לפני בחירת מערכת ניתן לבדוק כיצד היא משתלבת עם צורכי העסק ועם אופן הטיפול בהנהלת החשבונות.
