תזרים מזומנים מתאר את התנועה בפועל של כסף הנכנס לעסק ויוצא ממנו. הוא מאפשר להבין לא רק כמה העסק מוכר או מרוויח, אלא האם עומד לרשותו מספיק כסף כדי לשלם לספקים, לעובדים, לרשויות ולגורמים נוספים במועד.
עסק יכול להציג רווח בדוחות ועדיין להיקלע למחסור במזומן. לדוגמה, מכירה ללקוח יכולה להירשם כהכנסה, אך אם התשלום יתקבל רק בעוד חודשיים, הכסף עדיין אינו זמין לתשלום ההוצאות השוטפות.
ניהול נכון של תזרים המזומנים אינו מתחיל רק כאשר נוצרת בעיה. המטרה היא לזהות מראש תקופות שבהן צפוי מחסור, לקבל החלטות בזמן ולצמצם הפתעות בחשבון הבנק.
רווח הוא ההפרש החשבונאי בין ההכנסות לבין ההוצאות בתקופה מסוימת. תזרים מזומנים בוחן מתי הכסף התקבל ומתי הוא שולם בפועל.
הפער ביניהם יכול להיווצר מסיבות שונות:
לכן, מעקב אחר רווחיות בלבד אינו מספיק. צריך לדעת גם מתי הכסף צפוי להיכנס ומתי יהיה צורך לשלם אותו.
הצעד הראשון הוא להכין תחזית המציגה את יתרת הכסף הצפויה בעסק בשבועות ובחודשים הקרובים. התחזית אינה צריכה להיות מסובכת, אך היא צריכה להתבסס על מועדי תשלום מציאותיים.
בתחזית כדאי לכלול:
בסוף כל שבוע או חודש מחשבים את היתרה הצפויה לאחר התקבולים והתשלומים. אם התחזית מצביעה על יתרה נמוכה או שלילית, ניתן להתחיל לטפל בפער לפני שהוא הופך לבעיה.
תחזית טובה צריכה להיות שמרנית. אם לקוח נוהג לשלם באיחור, אין לרשום את התקבול כאילו יגיע מיד. אם גובה ההכנסה אינו ודאי, כדאי להבחין בין תשלום מאושר לבין עסקה שעדיין נמצאת במשא ומתן.
מומלץ להשוות באופן קבוע בין התחזית לבין מה שקרה בפועל. כך ניתן לשפר את הדיוק ולהבין אילו לקוחות, הוצאות או תקופות יוצרים פערים חוזרים.
מכירה אינה מספקת לעסק נזילות עד שהתשלום מתקבל בפועל. לכן חשוב לבנות תהליך גבייה מסודר כבר בתחילת ההתקשרות עם הלקוח.
יש להבהיר ללקוח לפני תחילת העבודה:
תנאי תשלום כמו שוטף פלוס 30 או שוטף פלוס 60 עלולים ליצור פער בין מועד ביצוע העבודה לבין מועד קבלת הכסף. לפני שמסכימים לתנאים כאלה, חשוב לבדוק אם העסק יכול לממן בתקופה זו את העובדים, החומרים וההוצאות הנלוות.
בעבודות ממושכות או בפרויקטים גדולים ניתן לשקול, בהתאם לאופי ההתקשרות, גביית מקדמה וחלוקת התשלום למספר שלבים.
לאחר השלמת השירות, אספקת המוצר או הגעה לאבן הדרך שנקבעה, יש לשלוח ללקוח את דרישת התשלום או את המסמך החשבונאי המתאים ללא דיחוי, בהתאם לסוג העסק ולהוראות הדיווח החלות עליו.
כדאי לוודא שהמסמך כולל את כל הפרטים שהלקוח צריך כדי לאשר את התשלום. חוסר במספר הזמנה, פרטי בנק או אישור ביצוע עלול לעכב את הגבייה גם כאשר אין מחלוקת על העבודה.
מומלץ להחזיק רשימה מסודרת הכוללת:
אין צורך להמתין זמן רב לפני שפונים ללקוח. אפשר לשלוח תזכורת מנומסת לפני מועד התשלום ולבצע מעקב נוסף מיד לאחר שעבר.
צמצום הוצאות יכול לשפר את התזרים, אך המטרה אינה לקצץ בכל מחיר. יש להבחין בין הוצאה מיותרת לבין הוצאה שמייצרת הכנסות או תומכת בפעילות העסק.
מומלץ לעבור מעת לעת על הוראות הקבע, המנויים, הביטוחים, דמי השירות וההסכמים עם הספקים.
במהלך הבדיקה שאלו:
כאשר ניתן, כדאי לנסות להתאים את מועדי התשלום לספקים למועדי הגבייה מהלקוחות. לדוגמה, אם לקוח משלם בעוד 45 ימים אך הספק דורש תשלום מיידי, העסק מממן את הפער מכספו.
אפשר לבחון עם הספק פריסת תשלומים או תנאי אשראי מתאימים, אך יש להימנע מדחיית תשלומים ללא תכנון. הארכת תנאי התשלום אינה מחליפה ניהול תזרים והיא עלולה ליצור עומס גדול יותר בחודש הבא.
תשלומי מס, ביטוחים, רישיונות, חידושי תוכנה, טיפולים לרכב ורכישות ציוד אינם תמיד מתרחשים מדי חודש, אך הם צפויים.
כדאי לפרוס אותם בתחזית השנתית ולהפריש עבורם סכום בהדרגה. כך הוצאה תקופתית אינה הופכת להפתעה שפוגעת בפעילות השוטפת.
בעסקים המחזיקים מלאי, כל מוצר שנרכש ועדיין לא נמכר מייצג כסף שאינו זמין לשימושים אחרים. מלאי גדול מדי עלול ליצור מחסור במזומן, גם כאשר המדפים או המחסן מלאים בסחורה.
חשוב לדעת:
את הרכישות כדאי לבסס על נתוני מכירה, זמני אספקה וביקוש צפוי. רכישה גדולה במחיר מוזל אינה בהכרח משתלמת אם היא משאירה את העסק ללא כסף לתשלום התחייבויות אחרות.
גם תחזית טובה אינה יכולה לצפות כל תקלה, ירידה זמנית במכירות או לקוח שמאחר בתשלום. לכן מומלץ לבנות בהדרגה רזרבה המתאימה להוצאות ולהתחייבויות של העסק.
גובה הרזרבה אינו זהה בכל עסק. הוא תלוי ביציבות ההכנסות, בעונתיות, בזמן הגבייה, בהוצאות הקבועות וברמת הסיכון של הפעילות.
אשראי או הלוואה עשויים במקרים מסוימים לגשר על פער תזרים מתוכנן, אך הם אינם פותרים פעילות שמפסידה באופן קבוע. לפני נטילת מימון חשוב להבין את מטרתו, את עלותו ואת יכולת ההחזר.
כדאי לעצור ולבדוק את התזרים כאשר:
סימנים אלה אינם מוכיחים בהכרח שהעסק מפסיד, אך הם מצביעים על צורך בבדיקה מסודרת של מועדי התקבולים והתשלומים.
תחזית תזרים מבוססת על מידע אמין. כאשר החשבוניות, ההוצאות, התאמות הבנק וחובות הלקוחות מעודכנים, קל יותר להבין מה כבר קרה ומה צפוי לקרות.
מערכת מתאימה יכולה לסייע בריכוז המידע ובמעקב אחר מסמכים ותקבולים. מידע נוסף מופיע במדריך על ניהול חשבונות דיגיטלי.
לא בהכרח. תזרים שלילי יכול להיווצר בגלל פערי תשלום, רכישת ציוד, גידול במלאי או החזר הלוואה. עם זאת, תזרים שלילי שחוזר לאורך זמן מחייב לבדוק גם את רווחיות העסק ואת מבנה ההוצאות.
בעסקים רבים מומלץ לבצע בדיקה לפחות פעם בשבוע ולעדכן את התחזית בכל פעם שנוצר שינוי משמעותי. עסק עם יתרות נמוכות, פעילות עונתית או פערי גבייה גדולים עשוי להזדקק למעקב תכוף יותר.
כדאי לנהל תחזית מפורטת לשבועות ולחודשים הקרובים, ולצדה תמונה כללית לתקופה ארוכה יותר. ככל שהמועד רחוק יותר, התחזית תהיה פחות ודאית ולכן יש לעדכן אותה באופן שוטף.
לא. צמיחה יכולה אפילו להכביד זמנית על התזרים אם העסק נדרש לרכוש מלאי, לשלם לעובדים או לממן חומרים לפני קבלת התשלום מהלקוחות. לכן יש לתכנן גם את צורכי המימון של הצמיחה.
הלוואה יכולה להתאים לגישור על פער מוגדר כאשר קיימת יכולת החזר ברורה. היא אינה פתרון קבוע לעסק שהוצאותיו גבוהות מהכנסותיו. לפני קבלת מימון יש לבדוק את העלות, התקופה וההשפעה על התזרים העתידי.
ניהול תזרים נכון מתחיל ברישום מסודר של ההכנסות, ההוצאות והתחייבויות העסק. יועץ מס יכול לסייע בבחינת הנתונים, בהיערכות לתשלומי המס ובהבנת התמונה הפיננסית של הפעילות.
למידע נוסף על רישום ודיווח שוטף ניתן לעבור לעמוד הנהלת חשבונות לעסקים ולעצמאים.
רוצים לקבל תמונה ברורה יותר של תזרים המזומנים בעסק? מסמון יכולה לסייע בבדיקת הנתונים, בזיהוי פערים ובהתאמת ההתנהלות הפיננסית לצורכי העסק.
