חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה הן מסמכים שונים. כל אחד מהם מתעד שלב אחר בהתקשרות עם הלקוח, ולכן מסמך אחד אינו מחליף בהכרח את האחרים.
בחירה במסמך שגוי עלולה לגרום לרישום חסר של תקבול, לדיווח מע״מ במועד שאינו מתאים או לבלבול מול הלקוח. כדי לפעול נכון צריך צריך להביא בחשבון את מעמד העסק במע״מ, סוג העסקה, מועד החיוב במס ומועד קבלת התשלום.
לכל מסמך תפקיד אחר:
השם שמופיע בראש המסמך אינו מספיק. מערכת הפקת המסמכים צריכה להיות מוגדרת בהתאם לסוג העסק ולהפיק מסמכים הכוללים את הפרטים הנדרשים.
חשבונית עסקה מפרטת את השירות או המוצר ואת הסכום שהלקוח נדרש לשלם. היא עשויה לכלול:
חשבונית עסקה אינה קבלה. היא אינה מוכיחה שהכסף התקבל, ולכן לאחר קבלת התשלום עדיין נדרש להפיק קבלה.
חשבונית עסקה גם אינה חשבונית מס. היא אינה משמשת את הלקוח לניכוי מס תשומות ואינה מחליפה חשבונית מס כאשר קיימת חובה להפיק אותה.
בפועל משתמשים לעיתים בחשבונית עסקה כדי להציג ללקוח את הסכום לתשלום. מערכות שונות מציעות גם מסמכים בשם „דרישת תשלום” או „חשבון עסקה”.
חשוב לבדוק כיצד המסמך מוגדר במערכת ומהו תפקידו. הצעת מחיר, הזמנה ודרישת תשלום אינן מתעדות בהכרח את העסקה או את התקבול בהתאם לדרישות החלות על העסק.
לכן אין להסתמך רק על השם המסחרי שניתן למסמך בתוכנה.
חשבונית מס היא מסמך שעוסק מורשה רשאי להפיק בגין עסקה חייבת במס, בהתאם להוראות מע״מ.
החשבונית מפרטת את מחיר העסקה ואת סכום המע״מ. כאשר מקבל החשבונית הוא עוסק והמסמך עומד בתנאים הנדרשים, החשבונית עשויה לשמש אותו לצורך ניכוי מס תשומות.
חשבונית מס אינה מעידה בהכרח שהתשלום התקבל. אם העסק הפיק חשבונית מס לפני קבלת הכסף, עליו להפיק גם קבלה כאשר התשלום מתקבל.
המועד שבו יש להפיק את חשבונית המס אינו זהה בכל סוגי העסקאות. הוא עשוי להיות מושפע מסוג העסקה, ממועד החיוב במע״מ ומשיטת הדיווח החלה על העסק.
לכן אין להפיק חשבונית מס מוק לפי בקשת הלקוח בלבד. צריך לבדוק מהו המועד המתאים לפעילות ולשיטת הדיווח של העסק.
עוסק מורשה רשאי להפיק חשבונית מס בגין עסקאות חייבות, בהתאם להוראות החלות עליו.
עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית מס. הוא אינו גובה מע״מ מלקוחותיו ואינו מציג מע״מ בנפרד במסמכים שהוא מפיק.
המונח „עוסק פטור” מתייחס בעיקר לפטור מגביית מע״מ במסגרת העסקאות הרגילות. הוא אינו פוטר את בעל העסק מתיעוד הכנסות, מהפקת קבלות או מהתנהלות מול מס הכנסה והביטוח הלאומי.
קבלה היא המסמך המתעד את קבלת התשלום בפועל.
כאשר העסק מקבל כסף או אמצעי תשלום מהלקוח, עליו לתעד את התקבול במועד הנדרש. אין להמתין לסוף החודש, להעברת החומר להנהלת החשבונות או למועד שבו הכסף ישמש את העסק.
בקבלה יש לציין את אמצעי התשלום בהתאם לנתונים, למשל:
גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה נדרשים להפיק קבלה כאשר מתקבל תשלום.
לא. אישור ההעברה מוכיח שהלקוח ביצע פעולה בנקאית, אך הוא אינו המסמך החשבונאי שהעסק נדרש להפיק לצורך תיעוד התקבול.
לאחר קבלת הכסף יש להפיק קבלה, גם אם הלקוח שלח צילום מסך או אישור מהבנק.
מומלץ לבצע התאמות שוטפות בין הקבלות שהופקו לבין התנועות בחשבון הבנק, בחברות האשראי ובמערכות הסליקה.
חשבונית מס־קבלה משלבת שני תפקידים:
המסמך המשולב מתאים כאשר העסק רשאי להפיק חשבונית מס והתשלום מתקבל במועד שבו יש להפיק את שני המסמכים.
אם הלקוח משלם במספר תשלומים או שהמועד להפקת חשבונית המס שונה ממועד קבלת הכסף, ייתכן שיהיה צורך להפיק מסמכים נפרדים. אין להשתמש אוטומטית בחשבונית מס־קבלה בכל עסקה.
עוסק פטור אינו מפיק חשבונית מס ואינו גובה מע״מ מלקוחותיו.
לפני קבלת התשלום הוא יכול להפיק מסמך מתאים המפרט את העסקה או את דרישת התשלום. כאשר התשלום מתקבל עליו להפיק קבלה.
המסמכים הנפוצים אצל עוסק פטור הם:
גם עוסק פטור חייב לשמור על רצף מסמכים ולתעד את מלוא התקבולים.
עוסק מורשה עשוי להפיק:
סוג המסמך ומועד הפקתו תלויים בפעילות העסק ובשיטת הדיווח. מומלץ להגדיר את המערכת עם איש מקצוע ולא לבחור מסמכים לפי נוחות בלבד.
תשלום מראש הוא תקבול שיש לתעד. בעת קבלתו יש להפיק את המסמך הנדרש לתיעוד התשלום.
השאלה אם באותו מועד יש להפיק גם חשבונית מס תלויה במועד החיוב במע״מ ובכללים החלים על סוג העסקה.
אין להסתפק בהצעת מחיר או בחשבונית עסקה לאחר שהכסף התקבל.
כאשר התמורה מתקבלת בכמה תשלומים, יש לתעד כל תקבול בהתאם למועד ולאמצעי התשלום.
אין להמתין בהכרח עד לקבלת התשלום האחרון כדי לתעד את התשלומים הקודמים. במקביל יש לבדוק כיצד ומתי נדרשת הפקת חשבונית המס בהתאם לסוג העסקה ולשיטת הדיווח.
אין למחוק מסמך שהופק ואין לשנות את העותק המקורי כאילו העסקה לא התקיימה.
כאשר נדרש לבטל או לתקן עסקה, יש לפעול באמצעות מסמך הביטול או הזיכוי המתאים במערכת. יש לשמור גם את המסמך המקורי וגם את מסמך התיקון, כך שניתן יהיה להבין את רצף הפעולות.
אם התקבל תשלום והוחזר ללקוח, יש לתעד גם את ההחזר בהתאם לנסיבות.
במסגרת מודל „חשבוניות ישראל”, בעסקאות מסוימות נדרש מספר הקצאה לחשבונית מס כתנאי לכך שהלקוח יוכל לנכות את מס התשומות.
הדרישה תלויה, בין היתר, בסכום החשבונית, בזהות מקבל החשבונית ובהוראות התקפות במועד הפקתה. הסכומים והתנאים עשויים להשתנות, ולכן יש לבדוק את הרף המעודכן ולא להסתמך על סכום שהיה תקף בתקופה קודמת.
מערכות דיגיטליות מסוימות מבצעות את הפנייה לקבלת מספר ההקצאה כחלק מתהליך הפקת החשבונית, אך האחריות לבדוק שהחשבונית הופקה כנדרש נותרת בידי העסק.
קבלה מתעדת תקבול שהתקבל. אין להשתמש בה רק כדי לדרוש תשלום מהלקוח.
אישור בנק, הודעת אשראי או צילום מסך אינם מחליפים את הקבלה שהעסק נדרש להפיק.
עוסק פטור אינו רשאי לגבות מע״מ או להפיק חשבונית מס.
חשבונית מס מתעדת את העסקה והמס, אך אינה מוכיחה בהכרח שהתמורה התקבלה.
יש לשמור את המסמך המקורי ולבצע את התיקון באמצעות הפעולה והמסמך המתאימים.
חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה נועדו למטרות שונות. יש להתאים את המסמך לשלב שבו נמצאת העסקה.
הצעת מחיר מציגה את התנאים המוצעים ללקוח, אך אינה מתעדת קבלת תשלום ואינה מחליפה חשבונית או קבלה.
עוסק פטור יכול להפיק מסמך המפרט את העסקה או את דרישת התשלום, אך אינו רשאי להפיק חשבונית מס.
כן. קבלת תשלום באמצעות אפליקציה היא תקבול שיש לתעד, בדומה להעברה בנקאית או לתשלום באמצעי אחר.
קבלת צ׳ק היא קבלת אמצעי תשלום שיש לתעד בהתאם להוראות החלות על העסק, גם כאשר מועד פירעונו מאוחר יותר.
לא. התאמת המסמך תלויה במועד קבלת התשלום, במועד החיוב במע״מ ובאופי הפעילות.
אין לשנות את המסמך המקורי באופן שמסתיר את הפעולה שבוצעה. יש להשתמש במסמך תיקון או זיכוי מתאים ולשמור על רצף התיעוד.
חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה אינן שמות שונים לאותו מסמך. חשבונית עסקה מפרטת את העסקה או את דרישת התשלום, חשבונית מס מתעדת את העסקה לצורכי מע״מ וקבלה מתעדת את קבלת הכסף.
המסמך המתאים ומועד הפקתו תלויים במעמד העסק, בסוג העסקה, בשיטת הדיווח ובמועד קבלת התשלום. הגדרה נכונה של מערכת המסמכים כבר בתחילת הפעילות יכולה לצמצם טעויות ולשמור על רישום מסודר.
מסמון מעניקה שירותי הנהלת חשבונות לעסקים ולעצמאים, לרבות התאמת תהליך הפקת המסמכים, רישום הפעילות והכנת הדיווחים התקופתיים.
